Transformación digital con impacto social: Espacyo ERP y la gestión de Red Acoge

Un ejemplo de transformación real en el Tercer Sector, donde el ERP Espacyo se convierte en motor de eficiencia, transparencia y cohesión organizativa

Foto: cortesía. Portal ERP España.

Desde su fundación en 1991, Red Acoge trabaja por la inclusión, la defensa de derechos y la mejora de la vida de personas migrantes y solicitantes de asilo. Con 20 entidades federadas y una gestión anual que supera los 15 millones de euros, la organización necesitaba una solución tecnológica robusta que respondiera a las crecientes exigencias en términos de eficiencia, control económico y rendición de cuentas.

Fue hace cuatro años cuando Red Acoge decidió apostar por el ERP Espacyo, de la mano de Mercanza (Lyvia Group). Lo que comenzó como un proyecto para optimizar procesos se ha convertido hoy en un pilar fundamental de su modelo operativo.

“El sistema está más vivo que nunca”, afirma Lucía Maquieira, directora de Red Acoge. “No solo mantenemos el uso de Espacyo, sino que lo hemos hecho crecer con nosotros. Hemos integrado nuevas áreas de gestión, como el personal de los proyectos y los partes de trabajo, adaptando el ERP a nuestras necesidades y ajustando también nuestros procesos internos para trabajar de forma más ordenada y eficiente”.

Una colaboración basada en el compromiso

El éxito del proyecto ha sido posible gracias al alto grado de implicación mutua entre Red Acoge y Mercanza (Lyvia Group). “Ambas partes hemos demostrado un firme compromiso con este proyecto, y esa implicación ha sido clave para consolidar el sistema”, subraya Maquieira.Uno de los aspectos más valorados por la organización ha sido la capacidad de Mercanza para adaptarse rápidamente a los cambios normativos, algo especialmente relevante en un entorno donde los financiadores pueden modificar requisitos con muy poca antelación.“Nuestro entorno es muy exigente. A menudo recibimos cambios sobre la marcha, y la capacidad de respuesta de Mercanza ha sido fundamental”, señala la directora.

Desde 2021, la transformación digital de Red Acoge se ha articulado en torno al diseño e implementación de Espacyo. La estructura federal de la entidad y la gestión compartida de programas generan un volumen de información enorme, que ahora se puede centralizar y analizar para alcanzar objetivos clave, como:

• Declaración y verificación de gastos ante los financiadores.
  
  
• Seguimiento presupuestario y corrección de desviaciones.
  
  
• Análisis de eficiencia en la intervención, especialmente en programas de protección internacional.
  
  
• Correlación contable entre las entidades federadas y los proyectos financiados.

Además, el ERP ha tenido un impacto significativo en la organización interna:

• Mejor distribución del trabajo: permite ejecutar tareas simultáneas, como la declaración y verificación de gastos, reduciendo los picos de carga y mejorando la planificación.
  
  
• Cohesión del equipo económico: el uso unificado del sistema entre todas las entidades federadas ha fortalecido la confianza en los procesos y la sensación de equipo.

“Gestionamos proyectos nuevos con requerimientos más exigentes que ni siquiera existían cuando implantamos el ERP. Sin Espacyo, simplemente no podríamos justificar estos fondos”, añade Maquieira.

Las claves del éxito

Los 7 beneficios clave del ERP Espacyo según Red Acoge:

1. Evolución continua: el sistema crece con la organización, integrando nuevas áreas y adaptándose a sus necesidades cambiantes.
   
   
2. Agilidad frente a nuevas exigencias: permite adaptarse rápidamente a normativas cambiantes sin afectar la operativa.
   
   
3. Digitalización total: se ha eliminado completamente el uso de papel en la justificación económica, reduciendo costes en mensajería y almacenamiento.
   
   
4. Justificación más segura y eficiente: la implementación de una numeración única de gastos para todas las entidades ha sido clave en una estructura federal con CIFs independientes.
   
   
5. Trabajo en red y autonomía local: promueve la cohesión entre las 21 entidades, sin perder autonomía operativa.
   
   
6. Trazabilidad y control en tiempo real: la gestión en línea permite visualizar desviaciones presupuestarias al instante y tomar decisiones ágiles y basadas en datos.
   
   
7. Calidad en memorias y auditorías: los informes generados con Espacyo han elevado los estándares de las justificaciones, reforzando la confianza de los financiadores.

Tras cuatro años de trabajo conjunto, Espacyo se ha consolidado como una herramienta indispensable para Red Acoge. Más allá de su función operativa, ha sido motor de transformación organizativa y profesionalización en el Tercer Sector. “Hoy podemos mirar atrás y ver cuánto hemos avanzado”, concluye Lucía Maquieira. “No solo gestionamos mejor, también somos más fuertes como equipo y más confiables como organización. La tecnología ha sido una aliada poderosa en nuestro camino hacia la mejora continua”.