González Byass digitaliza la gestión de viajes y gastos con SAP Concur

La bodega optimiza la gestión de desplazamientos y liquidaciones en todo el grupo, haciendo converger tecnología y tradición

Bodega La Concha. Foto: cortesía. Portal ERP España.

González Byass ha transformado su modelo de gestión de gastos y desplazamientos mediante la implementación de la solución SAP Concur, con el objetivo de unificar procesos, agilizar tareas administrativas y mejorar la experiencia de sus empleados. La compañía, que anteriormente gestionaba los gastos de viaje en hojas de Excel y los contabilizaba posteriormente en SAP R3, buscaba evitar que los trabajadores tuvieran que adelantar dinero o solicitar anticipos para sus desplazamientos.

Entre los objetivos del proyecto se encontraba la implantación de “un único modelo en todo el grupo, funcional, ágil, sencillo y rápido”, así como la digitalización de procesos para facilitar la gestión de viajes y gastos. Además, se requería que la solución fuese “mobile friendly”, permitiendo a los empleados operar desde dispositivos móviles de forma cómoda y eficiente.

Elisabet Braza Valle, SAP Supply Chain & Finance Head de González Byass, explica que el objetivo era “simplificar al máximo el trabajo administrativo que suponía la liquidación de gastos de viajes y, sobre todo, que el empleado no financiara a la compañía en este tema”. Esta necesidad de aliviar la carga operativa y mejorar la equidad en los procesos fue uno de los motores del cambio.

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La misma responsable señala que el retorno de inversión se calculó “en base a la recuperación de IVA”, lo que convierte a la herramienta en una solución cuyos costes “se cubren con eso”. A este beneficio se suma “el ahorro de tiempo de cada empleado”, que refuerza el impacto positivo en la eficiencia operativa.

El proyecto ha sido liderado por el departamento de Finanzas, con el apoyo de RR. HH. y Sistemas, y ha contado con la colaboración del partner implementador Minsait, quien ha adaptado la solución a las necesidades específicas de González Byass. La solución se ha integrado con SAP R3 y SAP S/4HANA, y se ha desplegado en España, México, Chile y Estados Unidos, con planes de expansión a otros países.

La implantación de SAP Concur ha supuesto un cambio de mentalidad en la organización, pasando de hacer “1-2 notas al mes por ser un proceso tedioso” a que “la mayoría de los empleados recopilen sus recibos y presenten las liquidaciones semanalmente”, lo que ha permitido “un reembolso más rápido”.

La automatización de procesos ha reducido los tiempos de validación y ha facilitado el cumplimiento de políticas internas. El caso de González Byass refleja cómo una empresa con fuerte arraigo familiar puede incorporar tecnología avanzada para optimizar sus procesos sin perder su identidad. La convergencia entre tradición y digitalización se manifiesta en una solución que mejora la operativa diaria y refuerza el compromiso con sus empleados.