SAP Concur impulsa la eficiencia financiera de Ricoh en 20 países

La compañía ha digitalizado la gestión de gastos en sus entidades de la región EMEA cumpliendo con las normativas locales

Joao Carvalho, head de SAP Concur para el Sur de Europa, Medio Oriente y África. Foto: LinkedIn. Portal ERP España.

Ricoh, integrador global de tecnologías y servicios digitales, ha confiado en SAP Concur para centralizar y automatizar la gestión de gastos en las entidades de la compañía en la región EMEA. Con la solución implementada, Concur Expense, la compañía busca un control más eficiente, transparente y alineado con las normativas fiscales y contables de cada país.

La decisión forma parte de la estrategia del Grupo Ricoh por unificar sus procesos de gestión de gastos, un aspecto crítico debido al tamaño y la presencia internacional de la compañía. En concreto, el proyecto ha abarcado la implementación de la solución en 26 entidades de la región EMEA, abarcando un total de 20 países, cada uno con regulaciones locales específicas, requisitos de protección de datos, diferencias culturales y procedimientos administrativos diversos.

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Con la solución Concur Expense, Ricoh afirma haber conseguido automatizar el flujo completo de las notas de gasto: desde su aprobación y procesamiento, hasta el pago y la generación de informes. Esta transformación digital ha supuesto una notable reducción de errores manuales y ha permitido gestionar unas 55.000 transacciones anuales de manera más eficaz, según la compañía. Además, la herramienta habría facilitado el cumplimiento normativo, agilizado auditorías y optimizado el tiempo dedicado a tareas administrativas.

La implementación se ha completado en un tiempo récord, gracias en parte al carácter intuitivo de la herramienta y a un proceso de formación ágil. “La implementación de SAP Concur y la integración automática de las notas de gasto en el ERP de Ricoh ha revolucionado la gestión de nuestros reembolsos de gastos, digitalizando y automatizando el proceso en nuestras entidades europeas. Con más de 16.000 empleados, esta solución ha sido clave para optimizar la eficiencia y escalabilidad, consolidando un entorno de trabajo más ágil y reforzando nuestra transformación digital”, ha señalado Antonello Simoncini, EMEA Travel & Expenses Manager de Ricoh.

Desde SAP Concur también valoran positivamente el proyecto. Joao Carvalho, head de SAP Concur para el Sur de Europa, Medio Oriente y África, ha afirmado que, “desde SAP Concur nos sentimos muy satisfechos de haber contribuido a implementar una de nuestras soluciones tecnológicas en una multinacional como Ricoh, para ayudarle en sus procesos de gastos a nivel europeo. Con nuestra solución, Concur Expense, buscamos ayudar a nuestros clientes a simplificar por completo la gestión de gastos, ganando en eficiencia, visibilidad y control. Todo ello con el fin de poder dedicar menos tiempo a tareas administrativas y más a lo que realmente importa: hacer crecer el negocio”.

Ricoh está evaluando actualmente cómo SAP Concur puede contribuir a sus objetivos de sostenibilidad y digitalización, explorando nuevas integraciones, así como el potencial de optimización mediante tecnologías como la Inteligencia Artificial (IA). La compañía también planea extender el uso de SAP Concur a sus adquisiciones recientes, con la intención de mantener su compromiso con la eficiencia y la transparencia en la gestión financiera.