Okticket: beneficios de automatizar los gastos de la empresa

Las empresas españolas invierten aproximadamente más de 5.000 millones de euros al año en viajes de negocios, y la mitad de ellas están afectadas por fraude interno.

Foto: Freepik. Portal ERP España.

Okticket, Saas Fintech más rápido, potente y completo para gestionar gastos de empresa recalca que una de las claves para ahorrar recursos está en automatizar los procesos financieros, reafirma que calcular el costo los errores derivados de la gestión manual de las notas de gastos en las empresas es primordial. 

Las empresas españolas invierten aproximadamente más de 5.000 millones de euros al año en viajes de negocios. Esto significa que los gastos de viaje profesionales suponen el mayor desembolso para las empresas, solo por detrás de los salarios, de ahí la importancia de administrarlos de forma eficiente.

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Según los datos de la compañía, la gestión de una sola nota de gastos entregada por un empleado cuesta a las empresas más de 32 euros. Gasto estimado que proviene de tres pasos: 60 minutos para rellenar una nota de gastos por parte de los trabajadores que viajan; 20 minutos dedicados por los responsables a revisar que los gastos incluidos son correctos y 18 minutos más para subsanar los errores. Como referencia se ha tomado un sueldo medio de 20 euros por hora, son 98 minutos que traducidos en coste salarial superan este valor.

A esto hay que sumar otros 300 euros de media en gastos relacionados con el consumo de papel, y en caso de que se produzcan irregularidades, el gasto medio por nota de gastos asciende hasta los 500 euros al mes, y esto sin contar el número de informes de gastos anual. Enseguida la compañía explica la herramienta que ayuda a controlar estos costes y sus ventajas en digitalización y automatización de gastos de empresa.

Integración nativa

Aplicación pensada para optimizar y cubrir todo el proceso de gestión de gastos de viaje profesionales, desde el momento en que se efectúa el gasto, hasta los procesos de validación, control y tramitación contable. Es avanzada, bidireccional y evolutiva con las principales ERP y sistemas de gestión empresarial del mercado. Ha desarrollado el motor de reconocimiento más rápido del mercado, capaz de extraer los datos de los tickets en el momento.

Gracias a su potente tecnología de extracción de datos, Okticket permite ahorrar hasta el 80% del tiempo invertido en la gestión de gastos de viaje profesionales. Su ventaja principal está en que detecta el fraude interno al instante permitiendo los siguientes beneficios:

Control del gasto antes de que se produzca: Las tarjetas de empresa permiten descubrir en el momento si alguien del equipo hace un uso indebido. La OKT Card, tarjeta inteligente de Okticket, brinda diversas características orientadas al cumplimiento de la política de gastos. Una de las más destacadas es la personalización de los límites de uso de la tarjeta de forma individual y por múltiples criterios, incluidos las categorías de gastos y períodos de tiempo.

Además, brinda conciliación automática de los gastos efectuados con tarjeta. En cuanto los empleados hacen un pago, les llegará una notificación al móvil para que suban la foto del ticket y este quede asociado al gasto. También permite controlar los gastos en tiempo real. El departamento financiero sabrá en el momento quién ha realizado el pago, dónde, cuándo y en qué.

Lógica personalizada: Está adaptada a los comportamientos de gasto que más preocupan a los responsables financieros. Cuando el sistema detecta un incumplimiento de las reglas de gastos implementadas, envía una alerta. De esta forma, los gastos pueden aprobarse o rechazarse automáticamente, sin que haya que revisar los conceptos uno a uno.

Tecnología propia: Para acabar con los errores documentales, los más frecuentes. La empresa puede establecer un número mínimo de campos a cumplimentar y su motor de reconocimiento detecta si el gasto registrado los contiene todos. Del mismo modo, facilita la detección de tickets duplicados, que contengan compras no reembolsables o que excedan los límites de gasto.

Un reciente informe de ACFE (Association Certified Fraud Examiners) concluye que el fraude interno afecta a más de la mitad de las empresas españolas. En total, las pérdidas superan el 5% de los ingresos anuales para las empresas que lo sufren. Además del coste económico directo, ser víctima de errores en el reporte de gastos puede traer consigo la pérdida de competitividad, de reputación y, consecuentemente, de clientes.

La gestión manual de los gastos de empresa está detrás de la mayoría de los casos de fraude interno y de los errores no intencionados. De ahí la importancia de invertir en tecnología. Dicha inversión pasa por contar con una solución que permita el control y gestión de los gastos de empresa desde una única plataforma.

Los conectores de Okticket están homologados por los principales ERP, softwares de Recursos Humanos y sistemas de gestión empresarial del mercado. Okticket permite ahorrar todos los gastos relacionados con el consumo de papel. Como la app está homologada por la Agencia Tributaria, las empresas ya no tendrán que guardar los tickets y facturas en papel. El documento digitalizado tiene la misma validez legal que el original en papel, lo que permite un mejor manejo en los procesos financieros.