¿Es tu factura "Veri*factu"? Claves del software de facturación

«Si a estas alturas todavía tienes dudas, es un buen momento para resolverlas. El tiempo apremia porque la fecha de obligado cumplimiento es el 1 de enero de 2026»

Ronald Lozano, Engineering Legal Team Manager en Sage Iberia. Foto: cortesía. Portal ERP España.

Se acerca la fecha máxima en la que deberás utilizar, para tu facturación, un software certificado que cumpla con los requisitos que establece el Reglamento Veri*factu, la normativa española que exige que los programas de facturación cumplan ciertos requisitos para combatir el fraude fiscal. Sin embargo, si a estas alturas todavía tienes dudas, es un buen momento para resolverlas. El tiempo apremia porque la fecha de obligado cumplimiento es el 1 de enero de 2026. Sin embargo, si eres un autónomo o una entidad no sujeta al Impuesto de Sociedades, tienes algo más de margen, hasta el 1 de julio.

Para resolver estas dudas y prepararse adecuadamente, lo primero que debemos saber es que un software certificado es aquel que cumple con los requisitos establecidos en el reglamento por la que se regulan los Sistemas Informáticos de Facturación. Estos deben garantizar la integridad, la inalterabilidad, la conservación, la accesibilidad y trazabilidad de los registros de facturación. Además, es necesario que generen una huella digital y una firma electrónica por cada factura, y un código QR que contenga información de la factura para su verificación, permitiendo la comunicación directa y en tiempo real con la Agencia Tributaria (AEAT).

Así mismo, estas soluciones de facturación deben incluir una declaración responsable. Esto es un documento que tiene que estar accesible, fácilmente desde el propio software, y que sirve para demostrar el compromiso del fabricante de que el programa cumple con los requerimientos legales y técnicos establecidos por la normativa.

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Del mismo modo que son importantes los requisitos y su cumplimiento, lo siguiente a tener en cuenta es que la información que se introduce en un software de facturación certificado tiene un doble propósito. Por un lado, sirve para generar la propia factura que entregamos a nuestro cliente, como hemos realizado hasta ahora. Por otro, y esta es una de las novedades, se utiliza para el libro de registro de facturas. Esta es una información que hasta ahora solo revisábamos internamente con la contabilidad y que no se facilitaba a la AEAT salvo que lo solicitase. Con el nuevo sistema, esta información se enviará automáticamente a la administración.

Otros aspectos fundamentales son el contenido mínimo que debe tener una factura, el concepto de la fecha de operación y el uso de las facturas rectificativas, así como la información fiscal de nuestros clientes y la de nuestros productos y servicios revisados para evitar errores en la factura. Aunque nada de esto es nuevo, es necesario tenerlos claros, ya que no podremos modificar ni eliminar una factura una vez creada.

Con todas estas cuestiones planteadas anteriormente, una factura generada a través de un software certificado se convierte en una factura “certificada” o “validada” y que cumple con todos los requisitos legales, a través de elementos como:

• La información necesaria para la factura del cliente y para el registro de factura para la AEAT
• El fichero de registro de factura para su comunicación a la AEAT
• La huella y está encadenada al último registro del sistema
• QR fiscal de la factura que puede ser escaneado para su revisión

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Si, además, la comunicación del registro de factura se realiza en tiempo real, esta factura es entonces una “factura verificable”, ya que se puede comprobar su existencia y su estado en la AEAT.

Aunque ahora no existen cambios en la gestión del documento que entregamos a nuestros clientes, estos sí se producirán más adelante cuando se apruebe el Reglamento de obligación de factura electrónica entre empresas y autónomos. De momento, todavía siguen existiendo distintos formatos en los que pueden ser entregadas a los clientes:

• Impresa: si se realiza en soporte físico de papel
• Digital: si se realiza en soporte de fichero con un formato visual, pero no estructurado, para su comunicación al cliente mediante algún medio electrónico como el correo electrónico
• Electrónica: si se realiza en un fichero estructurado que sigue unas reglas para su formato y contenido, que puede ser tratado por otro sistema sin intervención humana y se transmite por un medio electrónico válido

En resumen, una factura con QR fiscal, generada con un software certificado, garantiza su autenticidad. Si, además, al escanear el QR se puede confirmar su estado en la AEAT, se convierte en verificable, lo que aporta un mayor grado de confianza y seguridad sobre su autenticidad.

Pese a que el plazo máximo para utilizar un software certificado para facturar finaliza el 31 de diciembre, puedes empezar a emitir tus facturas con una solución certificada antes de esa fecha. Si ya tienes el tuyo, familiarízate con él utilizándolo como mínimo en modo pruebas. Si ya has realizado pruebas, anímate a adelantarte a la obligatoriedad. Si todavía no has dado el paso, aún estás a tiempo, pero enero está aquí mismo.