Claves para la gestión de viajes de negocios

La aplicación de Circula aporta a las empresas una gestión de gastos eficiente.

Foto: Cortesía. Portal ERP España.

Con el crecimiento de diferentes sectores y empresas a nivel global y el poder de internacionalización que actualmente tienen es más común que los viajes de negocios incrementen. Por lo que Circula, Fintech de software-como-servicio recomienda unos puntos a tener en cuenta en la gestión de estos viajes con apoyo de la digitalización.

Se trata de llevar a cabo varias tareas como establecer fechas, definir objetivos y detallar la agenda. Además de reservas de transporte y alojamiento, la preparación de materiales y una buena comunicación son labores que demandan uno o varios viajes de negocios. Por lo que es importante que las empresas tengan una gestión eficiente de los gastos y la centralización de los mismos  para asegurar la rentabilidad de los viajes.

Por otra parte, es importante gestionar cada viaje sin olvidar:

- Establecer políticas claras de los viajes: es decir, definir claramente los procedimientos para la organización de los viajes de negocio, establecer criterios para la selección de transporte y alojamiento adecuados, informar al personal sobre los límites de gastos y el uso de recursos durante los viajes.

-Centralizar los gastos: permite llevar un control más preciso de las inversiones realizadas en estos desplazamientos y facilita la evaluación de la rentabilidad de los mismos. Al concentrar los gastos, se evitan duplicidades y se optimiza la gestión económica de la empresa.

-Tener un calendario de viajes para mantener informado al personal: resulta fundamental para coordinar las actividades en la empresa y asegurar que todo el equipo esté informado sobre las ausencias programadas por motivos de viaje.

-Organización de los desplazamientos en destino: planificar con antelación las actividades a realizar durante el viaje, coordinar reuniones con clientes o colaboradores locales, optimizar los tiempos de desplazamiento y las distancias a recorrer en destino.

-Contratación de seguro de viaje: ayuda a proteger la integridad física y patrimonial de los empleados durante sus desplazamientos laborales. Los seguros de viaje proporcionan tranquilidad y respaldo en caso de imprevistos, garantizando la seguridad del personal y la continuidad de las operaciones de la empresa.

Las empresas pueden actualmente llevar un mejor control de ello por medio de aplicaciones como la que ofrece Circula, que simplifica y optimiza estas tareas y permite aparte de tenerlo controlado también ubicarlo en un solo lugar. Enseguida la compañía da a conocer las ventajas principales de contar con  la App de Circula para viajes empresariales.

-Centralización y control de gastos: Es posible registrar cada partida de gasto, desde la reserva de transporte hasta los costos de alimentación, asegurando un seguimiento exhaustivo y la evaluación de la rentabilidad del viaje.

-Planificación y organización eficiente: facilita la planificación temprana de los viajes de negocios, permitiendo establecer fechas con antelación y gestionar de manera eficiente todos los aspectos del viaje. Desde la reserva de transporte y alojamiento hasta la preparación de materiales, cada paso se organiza de forma que se maximicen los recursos y se aseguren mejores opciones a precios competitivos.

-Integración de sistemas y accesibilidad: Circula se integra fácilmente con otros sistemas empresariales, como ERP y software de contabilidad, facilitando una visión integral y actualizada de los datos contables en tiempo real. Esta integración no solo asegura la precisión en la gestión de gastos, sino que también optimiza los procesos financieros y mejora la productividad, permitiéndoles centrarse en tareas más estratégicas.

-Evaluación de la rentabilidad: la evaluación de la rentabilidad del viaje es fundamental para determinar el éxito. Con la App se pueden comparar los gastos realizados con los objetivos establecidos y analizar el retorno de la inversión en función de los resultados obtenidos

Definitivamente es una opción que ayuda a las empresas a tomar decisiones más acertadas en futuros desplazamientos y a optimizar la gestión de viajes con su equipo de trabajo. Circula, fundada en Berlín en 2017, ha recaudado más de 25 millones de dólares y opera en toda Europa, con presencia en Alemania y España. Reconocida por plataformas como G2 y Capterra, Circula simplifica la gestión de gastos, asegurando el cumplimiento normativo y mejorando la eficiencia operativa. Empresas como About You, Vedrai y Securitas utilizan Circula, beneficiando a más de 150,000 empleados.